传统电算会计内部控制变革探讨

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　　【摘要】本文结合信息集成方式的转变给会计信息系统带来的新变化，从输入口数据的正确性和整个信息系统的监管两个方面探讨了网络环境下传统电算会计内部控制的变革。

　　【关键词】电算会计　信息集成　内部控制

　　随着会计信息系统体系结构逐步从部门内的信息集成向企业内部甚至企业外部的信息集成转变，传统电算会计的内部控制方式不得不作出相应的改变。

　　一、会计信息系统（AIS）发展阶段

　　1. 部门内的信息集成。顾名思义，信息集成仅仅限于财务部门内部，它在物理上独立于其他部门的信息系统，我们这里姑且称之为传统电算会计。这种方式带来了很多的问题，如数据采集的局部性、数据处理的滞后性、财务数据的孤立性等。这些问题的产生归根到底就是因为信息集成仅仅限于财务部门内部，不能很好地和企业其他部门甚至企业外部实现信息的共享，以至于财务信息和业务信息不能有机结合，因此未来的会计信息系统必须改变这种情况，而网络为改变这一窘境提供了契机。

　　2． 企业内的信息集成。为了能够使财务和业务信息有机结合在一起，就需要把AIS与企业的业务执行系统融为一体，从而能够在业务发生时实时采集详细的业务和财务信息。这个阶段的AIS不再是物理上独立的系统，而是整个企业信息系统的一个组成部分，它被嵌入企业业务执行处理系统中，这样由企业业务部门采集业务数据，经过审核传送到财务系统，通过自动凭证生成系统产生记账凭证。

　　3． 企业间的信息集成。进入20世纪90年代后，市场竞争主要是围绕新产品的竞争，这样如何根据市场的变化快速响应客户的需要，生产出市场需要的商品，是企业必须要考虑的问题，这就不仅要依靠企业自身的信息协调，而且需要在客户、供应商间建立高效的协作关系。因此，仅仅着眼于企业内部的信息集成还远远不够，还需要在企业间建立起高度的信息集成。

　　二、信息集成方式的转变

　　1． 对输入口数据的审核更为重视。在网络环境下，一切都是联机实时处理系统，各部门之间以及企业与外部之间流动的都是电子单据，一些错误的单据或不合理的交易一旦审核通过进入系统，一切都是自动进行处理和转储，不再有人为的干预，最多只是各人根据各自的需要提取不同的数据、呈现不同的视图而已，一般的用户对于系统中的数据只有读取的权利，很难再进行更正。而且，实时性也是一把双刃剑，它一方面可以使用户实时得到当前的信息，另一方面错误的信息可能马上得到众多使用者的响应，导致决策的失误，当错误被发现时，可能已经很难弥补。因此，对原始电子单据的审核尤其重要。

　　2. 业务信息与财务信息的有机统一。当企业的信息集成还仅限于部门内部时，财务人员与业务过程完全脱节，则对于一些不合理的业务，其仅仅只能从财务的角度判断单据是否可以入账，如是否有领导签字、单据是否齐全等，而对业务本身内容的合理性无从判断，如当一张价格严重失真的采购发票传递到财务人员这里，由于不知材料的真实价格，其在经过简单的复核后只能根据发票付款，从某种意义上说，其只能起到一个记录员的作用而不是控制员的作用。企业内和企业间的信息集成可以提供足够的信息量，使AIS可以根据各部门提供的综合信息判断业务的合理性，从而避免错误的数据进入系统，使AIS从事后控制转变为事中控制成为可能。因此，AIS可以在数据采集端完成更多、更实时的内部控制任务。

　　3． 人为的干预大为减少。高度的信息集成使人为的干预大为减少，业务部门人员负责原始电子单据的录入，很大程度上减少了会计人员的工作量，而且电子单据也可以通过先进的条码识别技术、电子货币转账（EFT）技术等进行录入和传递，从而保证了输入的快捷和准确，而如果再对电子单据的格式和内容加以规范，就会使记账凭证的自动生成成为可能。