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由于秘书帮助领导机关或领导者个人承担着政务、机要、信息、管理等工作, 因此, 秘书工作十分重要, 任何领导机关或者领导者个人, 如果离开了秘书的辅助与服务, 则将会信息阻塞, 事务缠身, 工作十分不便, 难以正确作出科学决策, 进行现代化的领导。
一、秘书工作应发挥的作用
美国前总统艾森豪威尔的私人秘书谢尔曼·亚当斯说: “衡量一个好的总统秘书, 要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准, 而不是他的成就和业绩。一切成就属于总统。”由此可见, 秘书工作是一种具有较强特殊性的职业。一方面, 这种工作直接为领导服务, 甚至直接参与领导的决策, 对领导机关和领导者的领导行为影响较大。另一方面秘书工作毕竟不是领导工作, 只能为领导出谋献策, 而不是出谋划策。
那么, 秘书工作应发挥什么作用呢? 笔者认为, 各级各类秘书, 总的来说应当起到五种作用: 参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用、耳目作用。
参谋、助手作用 秘书有各种层次、工种, 秘书如何发挥参谋助手作用有多种途径。秘书的参谋作用不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面, 更多的秘书人员可以在大量的经常性工作中, 为领导决策与管理工作提供优质服务,当好参谋、助手。诸如协助领导安排一个时期的工作布局; 为领导出主意想办法, 积极主动地办文办事, 完成领导交给的任务等。
提供信息作用 秘书信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作, 领导者要在众多的变革的社会政治经济文化生活中进行决策, 都要以反映事物发展变化的大量信息为基础。就通常秘书工作而言, 需要掌握多种信息, 概括起来所提供的信息应包括: 上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属单位的有关情况、资料, 平行地区、部门的有关信息、社会信息、国际信息、业务信息、科技信息, 本地区、本部门的发展历史资料等。
协调作用 协调是管理的手段, 其实质就是统一认识, 调整关系, 解决矛盾, 协调行动。在新的历史时期, 领导面临的问题十分复杂, 接触的横向、纵向关系也千丝万缕, 改革中会不断产生大量新的矛盾, 这些矛盾最后都会集中到各机关领导面前, 要求及时解决。因此, 围绕改革中出现的矛盾, 协助领导及时、正确处理, 是新时期秘书协调工作中的重要特点。
耳目作用 这不是监督领导的一言一行, 充当“特工”角色, 而是在领导决策过程中, 权衡利弊, 根据调查研究得出的科学结论, 大胆向领导提出合理化建议, 对领导者决策实施过程中可能出现的失误、偏差以及错误等, 应在适当场合适时提醒, 以便及时修正。
二、秘书工作应注意的几个问题
恩格斯说: 军官不懂业务在参谋部门造成的危害比其它任何部门都大。由于秘书工作处于上呈下达、为领导出谋献策的特殊地位, 其要求十分严格。那么当前机关秘书工作的问题是什么呢?
1、效率低 主要表现为办公节奏慢、办事拖拉, 工作职责不清, 秩序不顺, 互相扯皮, 内耗较大; 基层或人民群众办一件事, 往往要跑很多机关, 盖很多章, 等很长时间; 还有的在上下机关之间, 为了沟通情况, 统一认识, 分清职责义务, 常常发许多文件, 开若干会议, 其实往往在机关与机关之间扯皮, 这都属于内耗。
2、质量差 主要表现为工作不深入, 不具体, 习惯于表面文章, 看来很忙, 其实在制造“文山会海”, 没有解决多少实际问题。
3、狐假虎威 表现在有的秘书身处领导身边或给某个领导人当专职秘书, 往往是领导有多大, 他也“水涨船高”。动辄打领导者的招牌, 自我介绍不讲姓名, 只讲我是某某人的秘书, 滥用权力, 不按领导意图办事, 不经授权, 私用领导人名义批文件, 写条子, 发命令, 为个人办私事, 以权谋私, 还有的自作主张, 擅自按自己的想法随意回答和处理问题。
