黄灿成吧,独闯修行道,赵白石
摘要：公文是档案工作和文秘工作的衔接与联系，公文是档案资料的来源也是文秘工作的必要产品。由于种种原因，在我们的工作当中，由于对档案和文秘工作的分开管理，从而导致了两者的距离。但是随着现代化档案管理和自动化办公的不断更新，对企业的档案管理工作和文秘工作提出了更为全面的更为新颖的要求。对现行的工作程序和工作方式的变革是文件着录、登记以达到对档案管理的要求，这些问题是从事档案管理和文秘工作者面临的新的挑战和新的问题。
关键词：规范公文；文秘工作；文书档案；档案管理
一、档案管理的含义
档案管理工作，是专门管理单位各个部门产生和形成的历史文件的一个专业，在意义上讲是管理工作，但是档案管理工作不是孤立存在的，他在各项工作中有不可取代的地位，也是各项工作中的不能缺少的重要组成部分。档案管理工作有一个突出的特点就是为社会实践提供档案信息，这是它区别于别的工作的最本质的特点。档案管理与文书管理之间有着剪不断的联系，质量好的并且格式规范的初期形成的公文是档案的雏形，但是不能称之为档案，这时候的文书是具备现行效用的，但不是现代意义上的档案，档案一般是指完成了，一般的文书的处理工作的规范性公文。
二、档案管理和文秘工作的联系
档案管理工作和文秘工作有密切联系。公文是文书档案工作和文秘工作的主体。文档资料的来源大多是文书档案，文书工作的主要服务对象是公文， 这里要阐明的是文书档案的前身就是公文。影响文书档案的好坏的因素是公文的质量问题，只有规范的处理公文才能高质量、比较好的文书档案管理。他们之间既相互影响又有着密切的联系，另外他们之间还有这相互的独立性。文书档案管理和文秘工作关系的科学应用和具体表现就表现在“文档一体化”这种方法就是从文书档案和文秘工作的总体考虑，，在公文生成→制发→归档管理的全部过程中，运用计算机技术来完成文书档案和文秘工作的信息方面的共享和格式方面的统一于规范。
三、档案管理工作和文秘工作只见存在的常见问题
1.由于所标识的附件文字资料比较混乱，比如有的单位的公文没有在规定的位置备注公文附件，没有在对附件进行具体的标注，没有具体的文字解释，这种原因可能导致公文非常的混乱。
2.由于书写公文的人员，知识水平或者特殊情况对公文的主语和主题的标写不是非常正确，这样一来就很难在计算机中进行查找了。
3.由于书写公文的人员在细节方面没有非常注意，导致了书写文体使用不是非常的恰到好处，一般情况下出现最多的错误就是报告和请示分的不是很具体。通常会出现一片文章中出现多个请示事件，就会出现编造的文种和红头文件使用的不规范的情况。
4.在某些单位可能由于对数字使用的不是很规范，导致了公文的不规范，这种情况严重的影响了公文转变成档案的归档和立卷。
5.除上述情况以外还有的就是，由于印制问题导致的公文不规范，比如说纸张的不注意，或大或小，这样一来就给以后的档案装订与管理增加很大的麻烦。
四、怎样解决档案管理工作和文秘工作中出现的常见问题
1.档案管理工作者要有高度的责任感，认真的对待自己的工作，做为一名档案管理工作者要有比较好的比较高的对待职业的灵性于悟性，要随时随地的把档案放在自己的大脑里使自己牢牢地记住档案的内容，除此之外档案工作者还要有对历史负责的高度使命感，从而使档案管理工作做到平常化。所以做为档案工作管理者必须要按照有关的规定来要求自己，以此来更为规范的处理好每一个文件，对每一个文件负责的态度，来认真对待工作。
2.进行管理档案工作文秘人员必须从点滴做起，从小事做起。要认真的对待工作，对于上级领导发来的文书首先要做好登记记录，其次要看看发来的文件是否有保存的意义和价值，如果其中的文字记录随着时间的推移对还有价值那幺就要保留，如果失去价值，可以选择淘汰，不予保留。这样做的目的就是方便档案的管理和方便以后的查阅。
3.从事档案管理工作必须要注意细小的环节，对于自己单位的文件，在领导签发后，必须把整合这个文件用到的所有资料进行整理归纳，按照一定的使用顺序，初稿、改稿、定稿、签发文、正式文件，来进行整合归纳，做好档案入库前的初步工作。
4.从事档案管理工作的文秘人员，对于档案要有高度的认识，只有注意对公文的规范化的管理，才能实现从公文到档案的比较成功的转变与转化。在工作的同时要加强对档案的管理，避免重复的立卷，这样一来就能更加合理化、科学化的完成文书工作流程。
5.不断地提高文秘工作者的综合素质和专业水平，由于工作的特殊性要求了档案工作者和文秘工作者要有比较强的技术水平和专业水平，因此文秘工作者就要重视学习档案管理知识，增强自己对档案的管理意识，不断提高自己的专业水平知识。
虽然随着现代化档案管理和自动化办公的不断更新，对企业的档案管理工作和文秘工作提出了更为全面的更为新颖的要求。从事档案管理工作的文秘人员、文秘工作者，不断地提高自己的综合素质和专业水平，进行管理档案工作文秘人员必须从点滴做起，从小事做起。认真的对待工作，按照有关的规定来要求自己，以此来更为规范的处理好每一个文件，对每一个文件负责的态度，来认真对待工作。这样就能避免了在档案管理过程中出现的问题了。
参考文献：
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