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摘 要：随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代。面对市场经济竞争日益激烈的新形势，秘书的工作重点也由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展需求。本文主要针对如何提升秘书人员自身的职业能力进行论述，希望能进一步提高我们秘书人员的办事效率。
关键词：预算；决算；管理
工程造价俗称工程预决算，是对建筑工程项目所需各种材料、人工、机械消耗量及耗用资金的核算，是国家基本建设投资及建设项目施工过程中一项要求工作。建筑行业流行一句话：是赔是赚，全在预算。这句话，充分证明了工程预决算对于工程施工单位举足轻重的作用。
一、工程预决算的主要内容
(1)在项目建议书阶段，按照有关规定编制的初步投资估算，经有关部门批准，作为拟建项目列入国家中长期计划和开展前期工作的控制造价。
(2)在项目可行性研究阶段，按照有关规定编制的投资估算，经有关部门批准，作为该项目的控制造价。
(3)在初步设计阶段，按照有关规定编制的初步设计总概算，经有关部门批准，即作为拟建项目工程造价的最高限额。
(4)在施工图设计阶段，按规定编制施工图预算，用以核实施工图阶段预算造价是否超过批准的初步设计概算。
(5)对以施工图预算为基础实施招标的工程，承包合同价也是以经济合同形式确定的建筑安装工程造价。
(6)在工程实施阶段要按照承包方实际完成的工程量，以合同价为基础，同时考虑因物价变动所引起的造价变更，以及设计中难以预计的而在实施阶段实际发生的工程和费用，合理确定结算价。
(7)在竣工验收阶段，全面汇集在工程建设过程中业主实际花费的全部费用，编制竣工决算，如实体现建设工程的实际造价。
二、何为工程预决算的控制
所谓工程预决算的有效控制，就是在优化建设方案、设计方案的基础上，在建设程序的各个阶段，采用一定的方法和措施将工程造价的发生控制在合理的范围和核定的造价限额以内。以设计阶段为重点的建设全过程造价控制。
三、如何有效进行工程预决算的控制
1、加强合同管理
合同交底要及时。在合同签定后，要及时组织项目班子成员进行合同交底。要让合同的执行者真真了解合同的内容和相关约束条款，划定的施工范围及甲乙双方的责任、权利和义务等，特别是一些相关经济的条款，诸如：合同的签定方式；变更签证如何办理等。真真了解了合同内容，项目施工管理人员才能真真完成履约过程。
2、加强施工图预算管理
合同签定后，在拿到施工图纸后，应立即动手编制施工图预算。在编制施工图预算时，要与施工组织设计相联系，因为施工图预算已经与实际施工相结合起来，已经要切实考虑到采取何种施工方案能够降低成本，获取最大利润。对于施工作业层编制的施工图预算，可以作为施工过程中进行工程进度款拨付的控制依据，以避免超付工程款现象的发生。另外，每个工程项目都应该做好施工图预算编制工作的管理。
3、加强施工组织设计的编制
施工组织设计是用以指导施工准备乃至施工全过程的技术经济文件。每个工程项目在施工前一定要编制出完善、切实可行的施工组织设计或施工方案。它不仅能够指导施工，而且对工程造价的影响至关重要，采用的施工方案不同，所发生的成本费用就不同，甚至相差很大。这就要求我们重视施工组织设计的编制。
4、做好现场的签证资料工作
(1)在工程项目的实施过程中，由于施工过程的复杂和设计深度、质量等方面原因，经常会出现工程量、地质、进度的变化，工程承发包双方在执行合同中需要修改变动的部分，须经双方同意，并采用书面形式予以记录。 合同、报价中中未包括的工程项目和费用，必须及时办理现场签证，以免事后补签而造成结算困难。
(2)对于施工现场的变更签证工作，我们要做到：及时根据情况的发生，编写出工程签证单或是工程技术洽商联系单；在工程签证单或工程技术洽商联系单填写方面我们要做到全面准确；在对签证单、洽商单、会议纪要的阐述中，一定要有技巧；在签证单、洽商记录、会议纪要的陈述中，一定要注意与合同条款的一致性，结算审计的基础就是受法律保护的合同；各种签证资料必须要有现场负责的监理工程师、业主专业工程师（业主现场工程师）的签字确认。如果有必要，还要联系到设计代表的签字。
5、做好结算中的单价处理
(1)在投标书的编制时就要注意使用不平衡报价法。投标前应多了解信息，通过技术和经验分析，要对有可能变更部分的单价要进行专门分析、讨论后再定夺所报单价。另外，投标时的编制说明也很关键。
(2)如果投标中出现了失误，就一定要在工程施工过程中想办法争取变更，材料的变换、品牌的更换等等。对于原合同内没有的单价，要争取报价的主动性。
(3)对于一些工程量相对报价清单变化较大的变更，如果原单价报低了，我们一定要争取调整其单价，同时，还可对工期、措施费等方面做出相应的索赔，但不一定要单独打索赔报告，引起业主的敏感及抵触，可以在结算单价的编报中做出合理的计算及说明。
6、做好现场的索赔工作
在施工过程中，往往都会出现合同内容之外的自然因素、社会因素引起工程发生事故或拖延工期等，我们在施工现场要根据施工合同做好工程项目的索赔工作。加强管理，加强合同意识，提高索赔的管理水平，对提高企业的经济效益有着重要的作用。
7、竣工结算管理
一个项目竣工后，我们一定要及时编报出完整而又合理的工程竣工结算书。整理好全套资料，组织好熟悉施工现场的技术力量，做好对工程结算审核、审计工作的配合。
参考文献：
[1] 邢保华 工程造价目标的过程控制[J] 建筑 2007.(21)
[2] 余萍 工程造价审核工作要点的探讨[J] 山西建筑 2007.(17)