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经济与管理实验室系统是一个多方位多元素多活动的场所，其资源配置和功能定位因实验室地域和规划差异而各有不同，主要以满足日常教学训练需求而定。现阶段系统软件维护量相对较少，而作为加工处理会计数据的核心信息系统，会计应用类软件则显著不同，对系统数据进行定期维护与安全管理是会计电算化系统维护的最为关键和重要的任务之一。本文结合实验室系统日常维护和管理经验，重点探讨经济管理类实验室系统维护与管理的策略、方法和有益经验，以期为相关实验室建设和维护提供参考。
一、会计电算化系统特点
1.系统数据处理方式集中化和自动化。由于时代的发展和核算工具的进步，会计信息处理方式也相应产生了变化，会计电算化系统的数据处理工具由传统手工计算过渡至大范围使用电子计算机开展。在会计电算化系统中大量会计数据统一由电子计算机集中化、自动化地进行处理。通常情况下，系统规模越大，复杂性越高，数据处理就越集中，在数据处理过程中除必要的数据输入和操作控制外，数据处理在程序统一调配下由计算机自动完成。
2.会计数据电子化。当前会计数据主要储存在硬盘或软盘等多种形式磁性介质中，这些数据文件代替了手工系统中的凭证、账簿、报表及日记账其他会计数据信息资料。会计数据查询必须通过显示程序，将数据显示在计算机屏幕或通过打印程序产生纸质文件才可以完成。因此，会计信息系统资料的有效存储、安全保管和维护具有重要的现实意义。
3.数据处理流程简洁化。电算化会计系统的数据处理流程与手工系统的数据处理流程从基本思路构架角度看具有相通之处，但具体处理环节和内容又各有特色。在电算化会计系统中，日常会计数据的处理表现为对人工采集进行标准化处理，根据使用者需求，自动输出特定会计专业信息。除手工输入凭证过程外，数据的计算、处理过程发生错误是不存在的。因此，在电算化会计系统中基本上采用复式记账方式，其他模块采用自动处理，统一记录于分类账中集中处理。分类账也没有必要区分总账和明细账。会计电算化过程调整和取消了由于操作权限限制而人为增加的数据处理重复环节，使得数据处理流程更加简洁合理。
4.原始数据准确性直接决定电算结果的真实性和正确性。电算化系统必须对会计原始数据和资料，如会计科目及其编码等进行初始化处理。原始数据由人工输入到计算机，应用会计电算化后，所有数据处理过程由计算机集中进行。由于存在人工操作，不可避免的存在一些差误，导致后续计算机处理变为“垃圾输入垃圾输出”的处理过程。为避免类似问题发生，在电算化系统中必须加强采集、输入数据的监督管理，以保证数据的正确性。因此会计软件初始化与原始数据初期录入速度是会计处理中最为重要的、也是最为重视的环节，在输入数据组织上必须考虑一次输入，重复使用的需要，尽量避免统一数据出现不一样结果，导致全功尽弃。
5.系统初始化特色设定以满足功能业务需求。在电算化会计信息系统中，一般采用通用财务软件来建立自己的系统管理，不同的会计主体在核算上存在差异，不同会计对象适用的具体会计方法也不尽相同，由于商品化会计软件具有通用性特点，使得各单位在开始使用软件时，先要针对本单位的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求对其进行具体设置，这种设置工作就是系统初始化。而初始化设置是会计电算化中的一项重要工作，它是整个电算化工作的基础。这个基础的好坏，直接关系到会计电算化工作的开展和运作。它是将通用的会计软件转变为能满足特定企业需要的系统工程，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常工作。
二、实验室系统日常维护和管理
1.系统数据日常维护。计算机中有硬件系统和软件系统之分，这两样系统都是我们进行实验室维护工作的重中之重。而软件系统又分为系统软件和应用软件两部分。如通用会计电算化系统软件，是应用软件中一种，它的数据处理都在硬盘中处理账务数据。数据维护功能主要是对硬盘数据的备份、恢复、删除以及重建索引。备份功能是将硬盘数据复制输出到外存储器当中，以便得到长期保存，同时也可防备意外事故造成的硬盘数据丢失；如果一旦硬盘数据被破坏，恢复功能能使系统数据得到尽快恢复，以保证业务正常进行，所以是我们经常要完成的任务。如果某些数据不需要长期存放在某个盘符盘上，一定时间会造成硬盘空间不够使用，这样可以执行数据删除或格式化处理。假如有些数据顺序发生颠倒，或做完数据恢复后，为了防止数据造成混乱，可通过重建索引功能进行重建。
2.关键数据日常备份。指将会计电算化系统产生的数据，备份输出到硬盘或软盘中保存起来，防止由于某种原因导致设备瘫痪数据丢失。数据备份工作对保证系统的正常运行起到关键性作用，必须认真做好这项工作。数据的硬盘备份一般由系统强制完成。在每次记账前都须完成硬盘备份，才能开始记账，否则系统出现提示对话框。硬盘备份一般由系统管理员完成。系统软件经过使用一段时间需要对硬盘进行清理，或查杀病毒处理，如果出现特殊情况则需要格式化处理，一个月份的数据处理结束后，更新调整硬件软件使用情况前，都必须进行数据备份。备份前准备好足够的格式化好的空盘。在通用会计电算化系统中，选择数据备份功能后，系统一般先对硬盘数据进行检查，然后按提示要求先备份到硬盘上，后按提示要复制到准备好的存储介质中。为了加强安全保管条例，月份数据的备份应交叉进行，备份好的数据应至少有两个不同地方进行保管，备份介质应写清数据备份的时间内容妥为保存。
3.关键数据恢复重建。如我们本学期将要结束了，开始进行考试前准备工作，这样我们管理人员就要进行调整系统，恢复初始化数据状态，以硬盘上的备份数据，恢复硬盘数据文件。当硬盘数据受到损坏或丢失时，就利用以前制作的软件或硬盘备份进行恢复。如果没有发现数据损坏，一般不用进行数据备份恢复。恢复数据将覆盖硬盘中现有的数据，只有在硬盘数据被破坏情况下才能使用该功能，硬盘数据正常时禁止使用该功能。在一般通用会计电算化系统中，当系统数据的确由于硬件或病毒等原因出现故障时，就可通过本功能，按系统提示将备份数据盘置于驱动器，检查磁盘是否正确，按提示操作即可完成数据恢复工作。
4.索引重建与恢复。会计电算化系统的数据量非常大，数据库中的数据关系也比较复杂，通常是通过建立索引加快查询速度。当硬盘上出现故障或系统异常中断时，容易引起数据排序混乱，进行索引重建后可消除这些问题。在会计电算化系统的使用过程中可常执行此功能，以保证数据排序正确性，为顺利完成各项教学实验课的任务，是我们教辅人员必须掌握的技术之一。
5.误操作问题的应对解决。在实验课当中，如会计电算化实训课程中，账务处理当中前期设置还有未完成的内容或当月日常业务处理不慎而又操作了记账功能，在这种情况下我们操作人员必须进行一次恢复数据至记账前状态工作。造成此类错误的原因多为记账过程中，由于断电使登账发生中断等，事后发现记账有错误，但以前记账的数据没有错误，只是本次记账的数据有差错。为了解决这类问题，许多通用会计核算软件都有“恢复数据至记账前状态”功能。这时可调用该功能进行恢复操作，将数据恢复到记账前的状态，等待调整完后再重新记账。其实，“恢复数据至记账前状态”本身是一个数据恢复过程。有些通用会计核算软件功能菜单中没有显示这个功能项目，此时只需进行硬盘或软盘备份数据恢复，也可达到同样的结果。
三、实验室制度化管理
实验室的管理是一项复杂而又需要集思广益才能顺利开展的工作。实验室管理的复杂性主要体现在人员复杂、系统内容复杂、系统结构复杂等诸多方面，这给管理带来了一定难度，因此实验室管理人员需触类旁通，业务熟练、技术过硬，而且需要具有极强的师德观念。在此基础上，为加强实验室管理，还需制定以下内部管理制度。
1.严格执行实验室安全管理规定，具体制定并落实安全领导责任制，日常工作落实制，实训教师负责制等规章制度。实验室管理人员随时随地进行隐患排查制，做到事事有人管，随时有记录，建立安全机制，保证无死角，提高防范意识（如：防火、防盗、防水），经常培训到实验室实训及教学的同学和指导老师，安全措施，防范防护设备的使用，尤其是防火意识的安全演练等。
2.制定并落实实验室学生实验守则，进一步加强管理，创建良好的科研和学习环境，提高公共资源的合理利用效率。实训前应认真学习实验室安全管理规定项目，了解实验室所需设备的使用方法，不得违规操作，不得随意移动和交换实训台上的仪器设备，不得随意扳动电源开关；保持实验室安静，不得大声喧哗、不得随地吐痰、乱扔杂物，不得拆卸带电设备，不准安装非法软件，不准随意修改、删除、移动系统文件，如有需求应征得老师同意否则都视为违规行为，管理人员有权限拒绝不遵守安全规定的人员进入实验室。
3.严格执行实验室操作规程。按照规程，启动UPS总电源，逐步打开机器电源并按照提示主动启用程序，进入实训应用软件系统管理窗口。实验完成后必须先关闭刚刚打开的程序窗口，退出各程序桌面后，关闭系统电源。不得违规操作，避免造成直接经济损失。总之，严格遵守操作规程，不准进行破坏性操作，不准乱设非法口令及程序，希望使用者们积极配合管理人员，共同做好实验室系统及设备的安全管理。
（作者单位：张家口学院经济与管理学院）
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