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论内部控制在国有企业中发挥的重要作用———对国有企业强化内控防止财务人员舞弊的探索_工商管理

摘要:一、财务人员发生舞弊的根本原因 财务人员舞弊是指财务人员在从事财务活动过程中,借助于自身职业的便利所进行的一种窃取公司或单位利益的不当行为。财务人员舞弊相比其他岗位的舞弊更隐蔽、发生风险的可能更大。 压力要素是舞弊者的行为动机。刺激个人为其
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一、财务人员发生舞弊的根本原因

财务人员舞弊是指财务人员在从事财务活动过程中,借助于自身职业的便利所进行的一种窃取公司或单位利益的不当行为。财务人员舞弊相比其他岗位的舞弊更隐蔽、发生风险的可能更大。

压力要素是舞弊者的行为动机。刺激个人为其自身利益而进行企业舞弊的压力大体上可分为四类:经济压力、恶癖的压力、与工作相关的压力和其他压力。一个企业或个人如果没有压力,一般不会发生舞弊行为。

机会要素是指可进行舞弊而又能掩盖起来不被发现或能逃避惩罚的时机,主要有六种情况:缺乏发现舞弊行为的内部控制,无法判断工作的质量,缺乏惩罚措施,信息不对称,能力不足和审计制度不健全。在面临压力时,且获得舞弊机会,其是否发生舞弊行为与其价值观密切相关,其价值观正向则不会发生舞弊行为,如果是负向的,则极有可能发生舞弊行为。

自我合理化使舞弊者总是能够找到某个理由,使舞弊行为与其本人的道德观念、行为准则相吻合,无论这一解释本身是否真正合理。舞弊者常用的自我合理化理由有:这是公司欠我的,我只是暂时借用这笔资金、肯定会归还的,我的目的是善意的,用途是正当的等等。自我合理化主要由企业或个人的价值观决定。

每个人日常生活中都会遇到压力,各人对压力的承受度也尽不相同,解决压力的态度和方法各有千秋,压力要素可以通过更多的人文关怀降低发生的可能,但无法完全杜绝;自我合理化与各人的道德修养有关,可以加强职业道德教育,提升财务人员的道德修养;机会要素正是舞弊发生的根源,也是企业防范舞弊的重点,正如你不能让一只猫去看守鱼,把合适的人放在合适的岗位上至关重要。

二、财务人员发生舞弊的可能表现形式

(一)贪污

通常财务人员是众多审批人员之一,但绝不是最高审批者。财务人员或与领导“合谋”,或利用领导的信任,编造“合理”的借口,骗取不当授权,负责具体事项经办,自己既是具体经办人员,又是监督人员,使得违法行为更隐蔽、更具有欺骗性。

(二)受贿

财务人员具有一定的审批权限,对一些不符合制度规定的事项具有拒批的权利,这自然成为了被“腐蚀”对象。如果意志不坚定,或者受到上级的压力,很容易滑向深渊。

(三)挪用公款,白条抵库

财务人员掌管着公司资金,利用企业内部控制设计和运行的缺陷和漏洞及自身职务上的便利,挪用公款做生意、炒股票、买基金、投彩票,借鸡生蛋,做着“没本的买卖”。

(四)私设“小金库”

财务人员或主观故意,或经领导授意,往往通过瞒报收入、虚列支出等手段私设“小金库”。私设“小金库”不仅破坏相关制度,国有资产流入个人腰包,使得国有资产大量流失,而且为少数人挪用、私分、侵占、贪污等行为提供方便,造成违法犯罪。

三、导致财务人员舞弊的内部控制缺陷

(一)人力资源政策不够完善,选人用人不当,对员工教育不够

有些财务人员法制观念淡薄,存在侥幸心理。当挪用公款时,认为自己只用几天就还回来,神不知鬼不觉,对违法犯罪造成的严重后果认识不足。一旦无法偿还将导致非常严重的后果,给企业造成巨大损失。

(二)未严格执行不相容职务分离

内部牵制是内控的核心,有些单位没有严格按照《会计法》规定,将会计与出纳、稽核与出纳、票据与全部印章、网银付款密钥保管等分设岗位。或者即使分设岗位,但出于“信任”“便捷”等考虑,没有严格执行审核程序,导致没有形成实质内部牵制。

没有充分发挥银行对账单的作用,通常情况下,内控会要求专人每月定期到银行领取银行对账单,并对银行存款进行核对,编制银行存款余额调节表。但有些单位授权出纳进行银行对账,只要银行存款余额调节表平衡即认为银行存款安全。殊不知不通过每笔资金往来核对,往往发现不了公款被挪用的事实。

(三)未按规定建立授权审批控制

现在企业基本已实现信息系统审批,常规授权已由系统控制。但特别授权由于其应急性、突发性,往往比较随意,没有严格按照规定办理特别授权手续。

(四)没有有效的内部检查和监督

很多单位已建立较为完善的内控制度,但很多是重制度的修订、轻制度的执行,后续的检查和监督流于形式。

四、预防财务人员舞弊的办法

(一)加强人力资源控制,强化职业道德教育

企业应当将职业道德和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准,切实加强员工培训和继续教育,不断提升员工素质。遵循德才兼备、以德为先和公开、公平、公正的原则,通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才,重点关注选聘对象的价值取向和责任意识,堵住自我合理化之借口。

(二)制度预防要高于处罚

在一个禁止左拐的路口,竖立一个禁止的标示牌,如果没有警察和电子探头,完全靠司机自觉遵守规定,很多司机都有可能违章,因为缺乏监督。而如果在拐过去之后安排一个警察执勤,可能会抓住很多违章的司机,但这时司机会抱怨运气不好,可能下一次仍然有侥幸的心理继续违章。但是如果在路口架设电子探头,或者在左拐的路口前先安排一个警察执勤,相信很多司机是不会违章的。

制度的设计也应该这样,一个好的制度不是为了处罚,而是应该为了不让违反规定的事件发生,“想犯错都犯不了错”才是好的制度。企业应当建立预防舞弊的制度,有效的内部控制通过职责分离、监督性检查、双重控制、合理性校验、完整性校验和正确性校验等各种控制手段,可以减少舞弊行为发生的机会。因此,建立健全有效的内部控制,是预防舞弊的主要途径。

(三)内部控制制度要确保设计和运行都有效

每一个成功的企业,不一定都有完善的内部控制制度;但每一个失败的企业,或多或少都存在内部控制失控的情况。内部控制制度正是控制了机会要素,作为内控防范的重中之重。因此,为了使内控充分发挥作用,设计各项控制措施应当遵循以下几个原则:

1.全面性原则。内部控制应当贯穿决策、执行和监督的全过程,覆盖企业及其所属单位与各种业务和事项,实现全过程、全员性控制,不存在内部控制的空白点。

目前企业内部控制相对更关注重要性原则,忽略了全面性原则。企业设计内部控制制度时应该注意全面性和重要性相结合。

2.不相容职务分离原则。“虑夫掌财用财之吏,参漏乾后,或者容奸而肆欺……于是一毫财赋之出入,数人之耳目通焉。”(宁·朱熹《周礼·理其财之所出》)。朱熹认为:考虑到掌管和使用财赋的官吏可能会出现贪污盗窃、弄虚作假的行为,因此规定每笔财赋的出入都要经数人之手,以实现相互牵制。

不相容职务分离的核心是“内部牵制”,因此,企业在设计内部控制系统时,首先应确定哪些岗位和职务是不相容的;其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约,形成有效的制衡机制。

内部牵制以不相容职务分离和授权批准控制为标志,是控制活动的精髓。如果由一个人负责那些既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的岗位,那么就很容易发生舞弊现象。因此,授权批准、业务经办、会计记录、财产保管和稽核检查必须要做到分离。

3.授权审批控制原则。企业必须建立授权审批体制,在日常经营活动中,按照既定的职责和程序进行的授权进行审批;在特殊情况、特定条件下进行的应急性授权,必须对授权的范围、权限、程序和责任进行规范,并留下书面痕迹,严格控制。

4.建立健全举报制度,检查监督及时跟进,加大处罚力度。财务人员与其他员工一样,生活离不开周围的环境,当一个财务人员超支消费或奢侈的生活方式、无法解释的情绪波动或复杂的行为、不能承受压力、具有使其舞弊行为合理化的能力、能够利用内部控制的薄弱环节掩盖自己的舞弊行为、不愿意请假或离开岗位、在工作中长期的士气低下、沉重的个人债务,往往就是发生舞弊的一些征兆。

企业应当建立举报投诉制度和举报人保护制度,设置举报专线,明确举报投诉处理程序、办理时限和办结要求,确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的重要途径。举报投诉制度和举报人保护制度应当及时传达至全体员工。依靠员工能够及早发现问题,找到监督检查的线索。

企业应当对建立与实施内部控制的情况进行常规、持续的日常监督;当发生较大调整或变化的情况下,应当对内部控制的某一方面或某些方面进行有针对性的专项监督。应当综合运用个别访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、实地查验、抽样和比较分析等方法,广泛收集内部控制设计和运行是否有效的证据。对检查监督中发现的问题,应形成检查报告,并按问题的严重程度向管理层或更高的管理机构报告。

企业应当制定严格的追究制度和惩罚措施,没有严格的责任追究制度,就会使内控制度形同虚设,起不了应有的作用。在制度面前应当人人平等,不应有特殊员工,尤其在处理违法违规的问题上,必须要一视同仁,这样的内部控制制度才是有效的,有权威性的,这样才能使防范舞弊落到实处。

(四)推进内部控制企业文化建设

企业文化是指企业在生产经营实践中逐步形成的、为整体团队所认同并遵守的价值观、经营理念和企业精神,以及在此基础上形成的行为规范的总称。内部控制文化是企业文化的重要组成部分,是构成内部环境的重要组成部分。企业应当加强文化建设,培育积极向上的价值观和社会责任感,倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作的精神,树立现代管理理念,强化风险意识和法制观念。缺乏诚实守信的理念,可能导致舞弊事件的发生,造成企业的损失。

目前我们国家正大力推广管理会计,随着核算会计向管理会计转变,会计人员需要具备更高的业务能力,同时在日常生产经营活动中扮演着更加重要的角色。工作责任和工作量在不断加大,但因为不能直接创造财富,财务人员往往不被单位领导所重视。财务人员如果一如既往地被忽视,久而久之难免产生不平衡的心理,面对巨大的诱惑,就有可能铤而走险,所以单位领导应当重视财务人员,关心财务人员的合理诉求,帮助其适当解除压力要素,也是预防财务人员舞弊的重要方面。

参考文献:

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[2] 王及源.内部控制在企业风险管理中的作用[J].企业改革与管理,2015,(12).

[3] 郑招益.“轮岗制”对于防范财务人员舞弊的作用探讨[J].中国管理信息化,2014,(17).